AVG persoonsgegevens, gebruik en opslag

Conform de nieuwe regels van de Autoriteit persoonsgegevens doet vanaf 25 mei 2018 de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn intrede en is het van belang dat ook de Historische Vereniging Dorp Diepenveen en Omgeving (hierna: HVDD), gevestigd te Diepenveen, secretariaat: Stijne van Sallandtstraat 10, 7431 GR Diepenveen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 08083707, inzage geeft in het gebruik van foto’s en films die door de vereniging verzameld en gemaakt worden.

1. Doel:

• 1.1 Eén van de doelstellingen van de HVDD is het verzamelen van zoveel mogelijk beeldmateriaal zoals foto’s, films e.d. en dit in een aan te leggen archief te bewaren en te beschrijven zowel in gedrukte vorm als digitaal.
• 1.2 De beelden en gegevens die HVDD verzamelt c.q. maakt worden gebruikt voor archiverings- en publicitaire doeleinden. De foto’s / films zijn primair bestemd voor het archief van de HVDD, zowel in gedrukte vorm als digitaal, maar kunnen tevens gebruikt worden in publicaties zoals bladen, tijdschriften, internetmedia(Collectiebank), boeken en andere gedrukte media. Daarnaast kunnen sommige foto’s illustrerend gebruikt worden bij een artikel over een relevant onderwerp zoals bijvoorbeeld foto’s van carnaval bij een onderwerp dat te maken heeft met carnaval. Films kunnen gebruikt worden voor vertoning in bijeenkomsten en internet(Collectiebank).
• 1.3 Beelden kunnen voor commerciële doeleinden gebruikt worden zoals een kalenders, boeken e.d. Beelden zijn uiteraard relevant aan het onderwerp.
• 1.4 Sommige beelden kunnen decorstuk worden zoals flyers, affiches, posters en andere aankondigingen zoals banners bij events. Wederom in relevantie met het onderwerp zoals carnavalsfoto in etalage tijdens de carnavalsperiode.
• 1.5 Een verzameling van foto’s kan gebruikt worden voor tentoonstellingen(slideshow).
• 1.6 Foto’s in de beeldbank worden opgeslagen omdat ze een geschiedkundige taak hebben en voor onderwerpen die te maken hebben met het verleden opnieuw in de aandacht komen ter illustratie van een journalistiek verslag.
• 1.7 Foto’s in digitale vorm (met daarop personen) worden op de Collectiebank alleen voorzien van namen. Foto’s in gedrukte vorm worden voorzien van zoveel mogelijke relevante informatie. Andere persoonsgegevens zoals e-mails en adressen worden alleen gebruikt door de HVDD inzake betalingen en nabestellingen van de klant.

2. Ontvangst Persoonsgegevens derde personen

• 2.0 Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden, met uitzondering van namen. Indien iemand in contact wil komen met een persoon op de foto waarvan persoonsgegevens bekend zijn bij de maker van het beeld dan zal dit (indien mogelijk) eerst overlegd worden met degene die op de foto staat.

3. Duur van de opslag

• 3.1 De persoonsgegevens blijven onbeperkt behouden maar worden niet verstrekt aan anderen (conform punt 2.0).
• 3.2 Mits anders overeengekomen blijven, met betrekking tot fotografie, foto’s wel langer dan een jaar behouden omdat ze tot doel hebben; zie punt 1.6.
• 3.3 Persoonsgegevens in adressen en e-mails met informatie betreffende een aankoop/bestelling/betaling worden alleen opgeslagen als ze relevant zijn voor toekomstige betalingen/aankopen met een periode van ca. 1 jaar.
• 3.4 Omdat vanwege de belastingen zakelijke administratie 10 jaar behouden moet blijven zullen een aantal persoonsgegeven zoals facturen bewaard blijven tot de periode verlopen is. Daarna worden de stukken vernietigd.
• 3.5 Foto’s in gedrukte vorm worden opgeslagen in ordners. Omdat bepaalde gegevens relevant zijn vanwege de historische waarde zullen zij onbeperkt bewaard blijven.
• 3.6 Films worden alleen digitaal opgeslagen.
• 3.7 Opslag van digitale foto’s zal plaatsvinden op de (computer)systemen van Mediafiler(zie voor verdere info de AVG verklaring van Mediafiler), laptop, memory-sticks, Cd’s, Dvd’s en externe harde schijven van de HVDD. Dit alles heeft tot doel materiaal te bewaren voor hergebruik inzake geschiedkundige, historische en illustrerende doeleinden.

4. Recht op inzage c.q. wijziging/verwijdering

• 4.1 Indien personen zichzelf herkennen op beeld en met gegronde bezwaren kunnen aantonen dat hierdoor hun privacy aangetast wordt dan kunnen zij via hun bezwaar kenbaar maken. Alleen als dit bezwaar gegrond is zal de HVDD de betreffende foto verwijderen, of indien het een groepsfoto betreft, de betreffende persoon onherkenbaar maken.
• 4.2 Indien een persoon bezwaar heeft inzake persoonsgegevens in de vorm van mailadressen, zakenadres, woonadres en andere informatie dan zal de HVDD deze ook verwijderen, mits er een gegrond bezwaar is.
• 4.3 Indien informatie, personen betreffende, niet juist is en het anders geformuleerd dient te worden dan kan een rectificatie aangevraagd worden via . Er zal dan een aanpassing plaatsvinden na controle van deze gegevens.

5. Informatie over klachten

• 5.0 Mochten er toch nog klachten zijn inzake persoonsgegevens, dan kunnen die eventueel ook nog gemeld worden via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Overige informatie

• 6.1 Klachten over personen op foto’s zonder dat de persoon op de foto’s zelf een klacht indient worden niet in behandeling genomen. De op de foto afgebeelde personen dienen zelf contact op te nemen met en na onderzoek inzake terechte of onterechte plaatsing/publicatie zal de foto aangepast of verwijderd worden.
• 6.2 Foto’s waarop personen staan die overleden zijn, worden niet verwijderd tenzij nabestaanden duidelijk gegronde redenen hebben waarom foto’s verwijderd zouden moeten worden.
• 6.3 De foto’s zijn eigendom van de HVDD en worden alleen met toestemming/goedkeuring van de HVDD geleverd aan aanvragers conform punt 1.2.
• 6.4 Conform punt 1.4 kan het voorkomen dat de functie van een door derden gebruikte foto niet past bij het verhaal en dit zelfs als kwetsend ervaren wordt. De klacht dient u dan in te dienen bij degene die de foto heeft gepubliceerd en niet de HVDD of een van de makers in opdracht van de HVDD. De publicist is in dit geval de eindverantwoordelijke. Uiteraard mag u het wel even per mail melden via .
Eventuele stappen worden niet ondernemen namens u, maar de HVDD zal de persoon hierover aanspreken.

Historische Vereniging Dorp Diepenveen en Omgeving, mei 2018